| Als Beispiel-Datenbank soll eine Lagerbestandsliste dienen. Eine häufige
Frage an Lagerlisten lautet: "Bei welchen Produkten ist der tatsächliche
Bestand (Zelle "G5") kleiner als der Mindestbestand (Zelle
"H5")?", also "=G5<H5". Dieses berechnete
Abfragekriterium muss nun in einen sogenannten Kriterienbereich
eingetragen werden. Fügen Sie dazu neben der Lagerliste eine neue
Tabelle ein (über den Befehl "Einfügen, Tabelle"), und
tragen Sie in die Zelle "A1" den Feldnamen
"Bestellbedarf" ein. In die Zelle darunter schreiben Sie die
erwähnte Formel "=G5<H5".
Wechseln Sie nun zurück zur Lagerliste, markieren Sie den gesamten
Listenbereich inklusive der Spaltenbeschriftung, und wählen Sie den
Befehl "Einfügen, Namen, Festlegen". Geben Sie in der
ersten Zeile des Dialogfelds einen passenden Namen ein, etwa
"Liste". Dieser Bereichsname erleichtert später die Arbeit
mit dem Spezialfilter und das Aufzeichnen des Makros.
Fügen Sie als nächstes eine weitere Tabelle für die Ausgabe der
gefundenen Datensätze ein, und nennen Sie sie "Ausgabe".
Mit der Funktion "Spezialfilter" ist es zwar möglich, die
gefundenen Datensätze an einer anderen Stelle der Datenliste
auszugeben; übersichtlicher ist es allerdings, den Datenextrakt
gleich auf ein neues Tabellenblatt zu setzen. Dieses Verfahren sieht
der "Spezialfilter" aber nicht vor.
Mit einem kleinen Umweg lässt sich die Aktion dennoch durchführen.
Der Ausgangspunkt für die Aufzeichnung ist eine beliebige Zelle der
Datenliste. Wählen Sie von hier aus den Befehl "Extras, Makro
aufzeichnen, Aufzeichnen" und dann einen Makronamen. Über die
Schaltfläche "Optionen" bestimmen Sie, in welcher Mappe
Excel das Makro speichern soll.
Da es nur in der Lagerliste laufen soll, aktivieren Sie unter
"Speichern in" den Button "dieser Arbeitsmappe".
Als Makrosprache sollte "Visual Basic" eingestellt sein.
Zeichnen Sie jetzt folgende Aktionen auf:
Aktivieren Sie das Tabellenblatt "Ausgabe", und rufen Sie
den Spezialfilter über "Daten, Filter, Spezialfilter" auf.
Im Dialogfeld aktivieren Sie den Button "Liste an eine andere
Stelle kopieren", und in die Zeile "Listenbereich"
tragen Sie den vorher festgelegten Namen "Liste" ein.
Klicken Sie dann in die Zeile "Kriterienbereich", und
aktivieren Sie das Tabellenblatt "Kriterien". Hier markieren
Sie die beiden Zellen, die die Kriterien enthalten - in unserem
Beispiel A1 und A2.
Sobald Sie nun in die Zeile "Ausgabebereich" klicken,
wechselt Excel in das Tabellenblatt "Ausgabe". Hier stellen
Sie den Zellzeiger in die Zelle A1 und bestätigen mit "OK".
Excel filtert nun die gesuchten Datensätze in die Tabelle
"Ausgabe". Beenden Sie die Makroaufzeichnung, indem Sie auf
die eingeblendete Symbolleiste "Aufzeichnung beenden"
klicken.
Am bequemsten ist es, wenn Sie dieses Makro nun noch als Icon in
der Symbolleiste zur Verfügung stellen. |
