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Anwender-Software - Office

Last Update: 20. März 2004/Webmaster

Software
Office
3 Themen

LOG-Datei von Outlook abschalten

Problem:

Sie haben vor geraumer Zeit Office 97 installiert und haben nun den Eindruck, dass das Speichern von Word-oder Excel-Dateien zunehmend schleppender vonstatten geht.

Lösung:

 Eine mögliche Ursache für diese Bremse beim Speichern ist eine Log-Funktion von Outlook. Der "Desktop Information Manager" legt ein sogenanntes "Journal" an, in dem er neben Mails standardmässig auch alle mit Winword oder Excel geöffneten Dateien anzeigt. Wenn Outlook nicht aktiv ist, werden solche Dateien und deren Ladezeiten in der Datei OFFITEMS.LOG zwischengespeichert. Beim nächsten Start von Outlook liest das Programm diese Datei in sein Journal ein und löscht dann die LOG-Datei. Nun richten viele Anwender bei der Office-Installation Outlook mit ein, ohne es jedoch zu benutzen. Die LOG-Datei verliert damit nicht nur ihre Funktion - sie schwillt zudem im Lauf der Monate zu beträchtlicher Grösse an und bremst die Anwendungen: Bei jeder Word-Datei, die der Anwender öffnet oder neu anlegt, muss auch die OFFITEMS.LOG geöffnet und erweitert werden.

Die Abhilfe ist relativ einfach: Wenn Sie Outlook nicht benutzen werden, können Sie es komplett deinstallieren. Oder Sie deaktivieren nur die Log-Funktion. Dazu starten Sie OUTLOOK.EXE und wählen "Extras, Optionen, Journal". Hier finden Sie die Option "Auch Dateien eintragen, die mit diesen Programmen erstellt wurden". Schalten Sie sie sowohl für Excel als auch für Word ab. Das sollte eigentlich die Standardeinstellung sein, aber für Microsoft war es offenbar unvorstellbar, dass Office-Anwender auf Outlook verzichten.

 

Machen Sie Ihr Office noch schneller!

Problem: Wenn Sie Programme aus Microsoft Office 97 starten oder beenden oder in diesen Programmen Dateien öffnen oder schliessen, wird mehr Zeit benötigt als erwartet.

Ursache:

 Ein langsames Reagieren dieser Programme kann mehrere Gründe haben. Mögliche Ursachen sind zu hohe Systemanforderungen, ein langsamer Prozessor, zu wenig verfügbarer Arbeitsspeicher oder zu wenig Festplattenspeicher. Wenn Sie alle diese Faktoren geprüft haben und diese in Ordnung sind, kann es aber durchaus auch noch andere Gründe für die langsame Ausführung geben.

Der Journaleintrag von Microsoft Outlook beispielsweise ist eine der fortgeschrittenen Funktionen von Office 97. Damit lässt sich die Produktivität erhöhen und Programme werden noch leichter anwendbar. Schalten Sie diese Funktion aus, wenn Sie sie nicht regelmässig verwenden. Auch so kann unter Umständen die Arbeitsgeschwindigkeit von Programmen erhöht werden.

Outlook erstellt automatisch Journaleinträge für jedes der installierten Office-Programme und speichert diese Dateien in dem Outlook-Posteingang im Ordner Journal. Damit lassen sich Dateien, unabhängig von deren Speicherort, anhand des letzten Verwendungsdatums leicht finden. Um ein vollständiges und genaues Journal erstellen zu können, werden diese Einträge auch dann vorgenommen, wenn Outlook nicht ausgeführt wird. Hierdurch kann es jedoch vorkommen, dass sich die Ausführungsgeschwindigkeit der Office-Programme verringert. Schalten Sie diese Funktion ab, wenn Sie sie überhaupt nicht verwenden. Wenn Sie den Journaleintrag nur für wenige oder nur für eines der Office-Programme verwenden, sollten Sie ihn für alle anderen Programme deaktivieren (standardmässig werden die Journaleinträge für alle Programme vorgenommen).

Lösung:

 Überprüfen Sie, ob die minimalen Systemanforderungen für Office 97 erfüllt werden und ob Ihr System ordnungsgemäss funktioniert. Falls das Öffnen und Schliessen Ihrer Dateien weiterhin nur langsam vonstatten geht, schalten Sie in Outlook die Journaleintragfunktion für einige oder alle Programme von Office 97 aus.

Überprüfen der Systemanforderungen für Office 97
Die Microsoft Knowledge Base behandelt die Systemanforderungen und verwandte Themen in mehreren Artikeln. Hier ist eine Auswahl nützlicher und hilfreicher Informationen:

  • Q156042 "Microsoft Office 97 System Requirements"
  • Q157763 "Memory Problems When Hyperlinking Between Programs"
  • Q156452 "Office Programs Require Virtual Memory"
  • Q135887 "Cannot Start Office Programs If Available Disk Space Low"
So schalten Sie in Outlook die Journaleintragfunktion ab
  1. Starten Sie Microsoft Outlook.
  2. Klicken Sie im Menü Extras auf Optionen und dann auf die Registerkarte Journal.
  3. Deaktivieren Sie in der Liste Auch Dateien eintragen einige oder alle Kontrollkästchen.
  4. Klicken Sie auf Übernehmen und dann auf OK.

Warum erscheint anstelle einer Grafik ein rotes "X"?

Problem: Microsoft Word 97, Microsoft Excel 97 und Microsoft PowerPoint 97 zeigen an Stelle einer importierten Grafik ein rotes "X" (oder Bruchstücke eines roten "X") an.

Ursache:

 Word 97, Excel 97 und PowerPoint 97 zeigen importierte Grafiken mit Hilfe einer Komponente von Microsoft Office, nämlich dem Zeichen- und Grafikmodul OfficeArt, an. Um Grafiken anzuzeigen, verwendet OfficeArt Ressourcen der GDI-Schnittstelle (Graphics Device Interface). Diese Ressourcen verwenden einen festen Systemspeicherbereich, der von allen geöffneten Anwendungen und Dateien gemeinsam benutzt wird. Das Betriebssystem Windows 95 nutzt ebenfalls GDI-Ressourcen, um gemeinsam verwendete Elemente der Benutzeroberfläche wie beispielsweise Dialogfelder anzuzeigen. Wenn OfficeArt aufgrund nicht ausreichenden Speichers diese GDI-Ressourcen nicht zum Anzeigen einer Grafik nutzen kann, zeigen Word, Excel und PowerPoint anstelle der Grafik ein rotes "X" an.

Benutzer von Word und PowerPoint sollten zudem beachten, dass auch dann ein rotes "X" anstelle einer Grafik angezeigt werden kann, wenn OfficeArt die Grafikdaten nicht findet. Unter Umständen ist es OfficeArt auch nicht möglich, auf die Grafikdaten zuzugreifen. Insbesonder dann, wenn die benutzte Anwendung eine Schnellspeicherung durchführen will und wegen eines vollen Datenträgers die vollständige Speicherung nicht möglich ist. (Wenn eine Anwendung eine Schnellspeicherung durchführt, werden alle Änderungen an das Ende einer Datei angehängt und nur diese Änderungen auf den Datenträger geschrieben. Wenn hingegen eine Anwendung eine vollständige Speicherung durchführt, wird die ganze Datei neu auf den Datenträger geschrieben. Word und PowerPoint lassen beide die Schnellspeicherung zu, wenn die Option Schnellspeicherung zulassen aktiviert ist.)
  Hinweis Wenn Sie eine Datei speichern, die anstelle einer Grafik ein rotes "X" enthält, speichern Word, Excel und PowerPoint die Datei ohne die ursprüngliche Grafik einzubinden. Das rote "X" wird dann permanent in der Datei gespeichert. Sollte dies geschehen sein, müssen Sie das rote "X" löschen, die Grafik erneut importieren oder mit Hilfe des Bild-Editors wieder neu einfügen. Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie auch in der Knowledge Base im Artikel Q162349 "Picture Displayed as Red 'X' in Document".

Lösung:

 Sie können das Ausblenden der Grafikdaten auf folgende Art und Weise vermeiden:
  • Stellen Sie einer Anwendung mehr Arbeitsspeicher zur Verfügung, indem Sie nicht benötigte Dateien und Anwendungen schliessen.
  • Stellen Sie mehr Festplattenspeicher zur Verfügung, indem Sie nicht benötigte Dateien von der Festplatte löschen.
  • Deaktivieren Sie in Word und PowerPoint die Option Schnellspeicherung zulassen. Hierzu klicken Sie im Menü Extras auf Optionen. Im Dialogfeld Optionen klicken Sie auf die Registerkarte Speichern und dann auf die Option Schnellspeicherung zulassen, um das Kontrollkästchen zu deaktivieren.
So stellen Sie auf Ihrer Festplatte mehr Speicherplatz zur Verfügung
  1. Bestimmen Sie die Grösse des freien Speicherplatzes auf Ihrer Festplatte, indem Sie auf dem Desktop mit der Maus doppelt auf das Symbol Arbeitsplatz klicken, mit der rechten Maustaste auf das Festplattensymbol (z. B. Laufwerk C:) und dann im Kontextmenü auf Eigenschaften klicken. Die Grösse des freien Festplattenspeichers erscheint nun im Dialogfeld Eigenschaften auf der Registerkarte Allgemein.

    Hinweis Falls Sie mehr als eine Festplatte verwenden, überprüfen Sie den freien Speicherplatz der Festplatte, auf der das Betriebssystem Windows installiert ist.

    Falls Sie über weniger als 20 Megabyte (MB) freien Festplattenspeicher verfügen (die minimale empfohlene Grösse), sollten Sie zusätzlichen Speicherplatz bereitstellen. Hierzu können Sie entweder Dateien auf eine andere Festplatte oder auf einen anderen Datenträger verschieben oder nicht länger benötigte Dateien (wie z.B. temporäre Dateien) von der Festplatte löschen.

So vermeiden Sie rote X: Vorsorgen ist besser!

  1. Teilen Sie grosse Dokumente mit extrem vielen Grafiken in einzelne Dokumente auf. Somit können Sie auch in den einzelnen Dokumenten rascher Arbeiten. Fügen Sie am Ende alle Dokumente in einem Dokument zusammen.

 

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